各村（居）委會，各單位、辦公室：

《清溪鎮(zhèn)合同檔案管理辦法》業(yè)經(jīng)鎮(zhèn)人民政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

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?????????清溪鎮(zhèn)人民政府辦公室

?????????2018年10月24日

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清溪鎮(zhèn)合同檔案管理辦法

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第一章?總則

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第一條?為進(jìn)一步加強(qiáng)我鎮(zhèn)合同檔案管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)全鎮(zhèn)合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國合同法》以及國家、省、市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我鎮(zhèn)實(shí)際，特制定本辦法。

第二條?本辦法所稱的合同是指東莞市清溪鎮(zhèn)人民政府、各部門、單位、村（居）、鎮(zhèn)屬企事業(yè)單位（下稱合同承辦部門）作為獨(dú)立的民事主體或行政主體在參與社會經(jīng)濟(jì)和民事活動(dòng)中與其他平等主體的自然人、法人和其他組織之間明確雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系所設(shè)立的書面協(xié)議。包括但不限于：

（一）建設(shè)工程項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同；

（二）物質(zhì)、儀器、設(shè)備的買賣等合同；

（三）向外借款或在法律法規(guī)許可的前提下為其他單位提供擔(dān)保的合同；

（四）物業(yè)租賃、土地租賃、委托管理合同、承包合同以及其他涉及鎮(zhèn)政府利益的合同及服務(wù)合同等。

第三條?合同承辦部門簽訂本辦法第二條所規(guī)定的合同，其歸檔管理均應(yīng)遵守本辦法。

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第二章??相關(guān)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

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第四條?鎮(zhèn)綜合檔案室職責(zé)：

（一）宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國合同法》和國家有關(guān)法律、法規(guī)，制定并組織實(shí)施鎮(zhèn)政府合同歸檔管理的規(guī)章制度；

（二）督促全鎮(zhèn)合同承辦部門及時(shí)做好合同檔案的管理工作，每年定期進(jìn)行檢查；

（三）負(fù)責(zé)未完成檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定的合同承辦部門（如部分政府內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)）的合同歸檔管理工作；

（四）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其他職責(zé)。

第五條?各合同承辦部門的職責(zé)：

（一）《關(guān)于切實(shí)做好我鎮(zhèn)檔案合同管理工作的通知》（清督通〔2017〕21號）明確了全鎮(zhèn)各合同承辦部門的檔案合同副職領(lǐng)導(dǎo)及管理人員，要求相關(guān)工作人員認(rèn)真履行職責(zé)，建立健全本單位合同文本從形成、積累、整理到歸檔的工作體系，并指定專人負(fù)責(zé)，以便全面、及時(shí)掌握本單位合同檔案的保存動(dòng)態(tài)及存檔安全；

（二）與鎮(zhèn)綜合檔案室建立工作聯(lián)系機(jī)制，如有合同損壞或遺失等重大情況，需報(bào)告部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)，并及時(shí)告知鎮(zhèn)綜合檔案室以便采取措施及時(shí)止損。檔案合同副職領(lǐng)導(dǎo)與管理人員要求相對固定，如有變化要及時(shí)做好工作交接，并報(bào)鎮(zhèn)綜合檔案室備案；

（三）已完成檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定的合同承辦部門要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則，實(shí)行合同檔案的集中管理，在合同簽訂完畢后一月內(nèi)交由單位檔案專人保管，做好合同檔案的整理和歸檔工作；

（四）未完成檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定的合同承辦部門，在建立合同管理臺賬后，自行保存復(fù)印件，并在一個(gè)月內(nèi)移交合同正本到鎮(zhèn)綜合檔案室歸檔保存；

（五）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其他職責(zé)。

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第三章??合同檔案管理要求

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第六條?建立合同檔案管理臺賬，合同臺賬應(yīng)包括以下內(nèi)容：????

（一）合同檔案件號；

（二）合同名稱；

（三）合同主體；?

（四）合同約定生效日期及合同約定終止日期；?

（五）合同內(nèi)容（含價(jià)款、履行期限，及其他須注明的事項(xiàng)）；

（六）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時(shí)間）；?

（七）合同所附資料；?

（八）其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。

第七條?建立日常管理制度：

（一）合同移交。以鎮(zhèn)政府名義簽訂的合同除由牽頭單位保存外，要在一個(gè)月內(nèi)移交1份合同正本到鎮(zhèn)綜合檔案室。合同移交時(shí)，需當(dāng)面清點(diǎn)并進(jìn)行移交登記，雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。任何單位和個(gè)人不得拒絕歸檔、據(jù)為己有、故意隱藏、轉(zhuǎn)移應(yīng)當(dāng)歸檔的合同檔案。

（二）合同歸檔。除合同已歸入項(xiàng)目檔案“一企一檔”的單位外，其余普通合同要求統(tǒng)一用單件歸檔的方式來整理。2017年前的合同若已以立卷形式歸檔，應(yīng)在每卷添加封面并裝訂成冊，頁碼打在文件正面的右下角、背面（有內(nèi)容）的左下角，無內(nèi)容不打碼。

（三）合同借閱。明確合同檔案查閱的制度要求，如因工作需要必須借出查閱，可在辦理相關(guān)借閱手續(xù)后，借出復(fù)印件，合同原件無特殊情況不得外借。?借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者將予以追責(zé)。對于涉密合同檔案應(yīng)采取保密措施，以免泄露。

（四）合同核查。各合同承辦部門的檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的合作，每年對已歸檔合同清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，要求有關(guān)責(zé)任人員根據(jù)《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（國家檔案局第30號令）承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

（五）?合同保存。檔案庫房必須按照國家規(guī)定，要注意做好防盜、防強(qiáng)光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲鼠、防污染、防水淹等“九防”安全措施，配備必要的設(shè)施設(shè)備和安全監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。定期檢查，以確保合同文檔的存儲安全，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。?

第八條?建立跟蹤管理機(jī)制，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查本部門承辦合同的履行情況，及時(shí)記錄合同變更、廢止等信息，發(fā)生爭議的合同應(yīng)及時(shí)向鎮(zhèn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并及時(shí)收集相關(guān)憑證資料移交給檔案管理部門歸檔備查。

第九條?建立到期提醒機(jī)制，為不耽誤工作正常開展，特別是對于費(fèi)用收繳以及需要提前計(jì)劃招標(biāo)或采購的事項(xiàng)，各檔案合同管理人員要根據(jù)到期信息，分三個(gè)時(shí)段書面提醒部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)閱知。三個(gè)提醒時(shí)段分別為：

（一）提前半年：還有半年到期的事項(xiàng)，需及時(shí)提醒部門負(fù)責(zé)人開始啟動(dòng)下一步籌備工作；

（二）提前三個(gè)月：還有三個(gè)月到期的事項(xiàng)，需及時(shí)提醒部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)快速開展籌備工作；

（三）提前一個(gè)月：還有一個(gè)月到期的事項(xiàng)，需及時(shí)提醒部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)緊急開展籌備工作。

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第四章??責(zé)任追究

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第十條?各合同承辦部門的合同檔案管理副職領(lǐng)導(dǎo)及管理人員需認(rèn)真落實(shí)合同檔案管理的相關(guān)要求，涉及稅費(fèi)及敏感信息的合同檔案更需嚴(yán)格管理，如違反本辦法，出現(xiàn)以下情形之一的，將根據(jù)下列條款追究負(fù)責(zé)人及其他直接責(zé)任人員的責(zé)任。

（一）未按要求分時(shí)段提前書面提醒，未造成重大損失，或情節(jié)較輕的將進(jìn)行約談；

（二）未按要求分時(shí)段提前書面提醒，造成較大損失的或者出現(xiàn)檔案合同損壞等情況，影響較大的，將進(jìn)行全鎮(zhèn)通報(bào)；

（三）未按要求分時(shí)段提前書面提醒，造成重大損失的或者出現(xiàn)檔案合同丟失、泄密等情況，影響惡劣的，將由監(jiān)察組織進(jìn)行追責(zé)。

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第五章??附則

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第十一條?本管理辦法由鎮(zhèn)政府辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第十二條?本管理辦法自印發(fā)之日起開始執(zhí)行。

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附件：檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定（國家檔案局第30號令）