各村(居)委會,各單位、辦公室:
《清溪鎮(zhèn)合同檔案管理辦法》業(yè)經(jīng)鎮(zhèn)人民政府同意,現(xiàn)印發(fā)給你們,請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
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?????????清溪鎮(zhèn)人民政府辦公室
?????????2018年10月24日
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清溪鎮(zhèn)合同檔案管理辦法
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第一章?總則
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第一條?為進(jìn)一步加強(qiáng)我鎮(zhèn)合同檔案管理工作,提高合同管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)全鎮(zhèn)合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國合同法》以及國家、省、市有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我鎮(zhèn)實(shí)際,特制定本辦法。
第二條?本辦法所稱的合同是指東莞市清溪鎮(zhèn)人民政府、各部門、單位、村(居)、鎮(zhèn)屬企事業(yè)單位(下稱合同承辦部門)作為獨(dú)立的民事主體或行政主體在參與社會經(jīng)濟(jì)和民事活動(dòng)中與其他平等主體的自然人、法人和其他組織之間明確雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系所設(shè)立的書面協(xié)議。包括但不限于:
(一)建設(shè)工程項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同;
(二)物質(zhì)、儀器、設(shè)備的買賣等合同;
(三)向外借款或在法律法規(guī)許可的前提下為其他單位提供擔(dān)保的合同;
(四)物業(yè)租賃、土地租賃、委托管理合同、承包合同以及其他涉及鎮(zhèn)政府利益的合同及服務(wù)合同等。
第三條?合同承辦部門簽訂本辦法第二條所規(guī)定的合同,其歸檔管理均應(yīng)遵守本辦法。
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第二章??相關(guān)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
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第四條?鎮(zhèn)綜合檔案室職責(zé):
(一)宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國合同法》和國家有關(guān)法律、法規(guī),制定并組織實(shí)施鎮(zhèn)政府合同歸檔管理的規(guī)章制度;
(二)督促全鎮(zhèn)合同承辦部門及時(shí)做好合同檔案的管理工作,每年定期進(jìn)行檢查;
(三)負(fù)責(zé)未完成檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定的合同承辦部門(如部分政府內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu))的合同歸檔管理工作;
(四)鎮(zhèn)政府規(guī)定的其他職責(zé)。
第五條?各合同承辦部門的職責(zé):
(一)《關(guān)于切實(shí)做好我鎮(zhèn)檔案合同管理工作的通知》(清督通〔2017〕21號)明確了全鎮(zhèn)各合同承辦部門的檔案合同副職領(lǐng)導(dǎo)及管理人員,要求相關(guān)工作人員認(rèn)真履行職責(zé),建立健全本單位合同文本從形成、積累、整理到歸檔的工作體系,并指定專人負(fù)責(zé),以便全面、及時(shí)掌握本單位合同檔案的保存動(dòng)態(tài)及存檔安全;
(二)與鎮(zhèn)綜合檔案室建立工作聯(lián)系機(jī)制,如有合同損壞或遺失等重大情況,需報(bào)告部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo),并及時(shí)告知鎮(zhèn)綜合檔案室以便采取措施及時(shí)止損。檔案合同副職領(lǐng)導(dǎo)與管理人員要求相對固定,如有變化要及時(shí)做好工作交接,并報(bào)鎮(zhèn)綜合檔案室備案;
(三)已完成檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定的合同承辦部門要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則,實(shí)行合同檔案的集中管理,在合同簽訂完畢后一月內(nèi)交由單位檔案專人保管,做好合同檔案的整理和歸檔工作;
(四)未完成檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定的合同承辦部門,在建立合同管理臺賬后,自行保存復(fù)印件,并在一個(gè)月內(nèi)移交合同正本到鎮(zhèn)綜合檔案室歸檔保存;
(五)鎮(zhèn)政府規(guī)定的其他職責(zé)。
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第三章??合同檔案管理要求
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第六條?建立合同檔案管理臺賬,合同臺賬應(yīng)包括以下內(nèi)容:????
(一)合同檔案件號;
(二)合同名稱;
(三)合同主體;?
(四)合同約定生效日期及合同約定終止日期;?
(五)合同內(nèi)容(含價(jià)款、履行期限,及其他須注明的事項(xiàng));
(六)合同履行情況(有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時(shí)間);?
(七)合同所附資料;?
(八)其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。
第七條?建立日常管理制度:
(一)合同移交。以鎮(zhèn)政府名義簽訂的合同除由牽頭單位保存外,要在一個(gè)月內(nèi)移交1份合同正本到鎮(zhèn)綜合檔案室。合同移交時(shí),需當(dāng)面清點(diǎn)并進(jìn)行移交登記,雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。任何單位和個(gè)人不得拒絕歸檔、據(jù)為己有、故意隱藏、轉(zhuǎn)移應(yīng)當(dāng)歸檔的合同檔案。
(二)合同歸檔。除合同已歸入項(xiàng)目檔案“一企一檔”的單位外,其余普通合同要求統(tǒng)一用單件歸檔的方式來整理。2017年前的合同若已以立卷形式歸檔,應(yīng)在每卷添加封面并裝訂成冊,頁碼打在文件正面的右下角、背面(有內(nèi)容)的左下角,無內(nèi)容不打碼。
(三)合同借閱。明確合同檔案查閱的制度要求,如因工作需要必須借出查閱,可在辦理相關(guān)借閱手續(xù)后,借出復(fù)印件,合同原件無特殊情況不得外借。?借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者將予以追責(zé)。對于涉密合同檔案應(yīng)采取保密措施,以免泄露。
(四)合同核查。各合同承辦部門的檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的合作,每年對已歸檔合同清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時(shí)處理,要求有關(guān)責(zé)任人員根據(jù)《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》(國家檔案局第30號令)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
(五)?合同保存。檔案庫房必須按照國家規(guī)定,要注意做好防盜、防強(qiáng)光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲鼠、防污染、防水淹等“九防”安全措施,配備必要的設(shè)施設(shè)備和安全監(jiān)控系統(tǒng),確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。定期檢查,以確保合同文檔的存儲安全,對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。?
第八條?建立跟蹤管理機(jī)制,業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查本部門承辦合同的履行情況,及時(shí)記錄合同變更、廢止等信息,發(fā)生爭議的合同應(yīng)及時(shí)向鎮(zhèn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并及時(shí)收集相關(guān)憑證資料移交給檔案管理部門歸檔備查。
第九條?建立到期提醒機(jī)制,為不耽誤工作正常開展,特別是對于費(fèi)用收繳以及需要提前計(jì)劃招標(biāo)或采購的事項(xiàng),各檔案合同管理人員要根據(jù)到期信息,分三個(gè)時(shí)段書面提醒部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)閱知。三個(gè)提醒時(shí)段分別為:
(一)提前半年:還有半年到期的事項(xiàng),需及時(shí)提醒部門負(fù)責(zé)人開始啟動(dòng)下一步籌備工作;
(二)提前三個(gè)月:還有三個(gè)月到期的事項(xiàng),需及時(shí)提醒部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)快速開展籌備工作;
(三)提前一個(gè)月:還有一個(gè)月到期的事項(xiàng),需及時(shí)提醒部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)緊急開展籌備工作。
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第四章??責(zé)任追究
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第十條?各合同承辦部門的合同檔案管理副職領(lǐng)導(dǎo)及管理人員需認(rèn)真落實(shí)合同檔案管理的相關(guān)要求,涉及稅費(fèi)及敏感信息的合同檔案更需嚴(yán)格管理,如違反本辦法,出現(xiàn)以下情形之一的,將根據(jù)下列條款追究負(fù)責(zé)人及其他直接責(zé)任人員的責(zé)任。
(一)未按要求分時(shí)段提前書面提醒,未造成重大損失,或情節(jié)較輕的將進(jìn)行約談;
(二)未按要求分時(shí)段提前書面提醒,造成較大損失的或者出現(xiàn)檔案合同損壞等情況,影響較大的,將進(jìn)行全鎮(zhèn)通報(bào);
(三)未按要求分時(shí)段提前書面提醒,造成重大損失的或者出現(xiàn)檔案合同丟失、泄密等情況,影響惡劣的,將由監(jiān)察組織進(jìn)行追責(zé)。
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第五章??附則
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第十一條?本管理辦法由鎮(zhèn)政府辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第十二條?本管理辦法自印發(fā)之日起開始執(zhí)行。
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附件:檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定(國家檔案局第30號令)
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